Tietue ja tietueen kentät
Kuten aiemmin kerrottiin, tietokanta koostuu tietueista. Sanastokeskuksen TEPA-termipankissa tietue määritellään määrämuotoiseksi, yhtä kohdetta koskevaksi tietojen joukoksi. Määrämuotoisuus toteutetaan niin, että tietue jaetaan kenttiin ja jokaiseen syötetään vain siihen kenttään kuuluvaa tietoa.
Tietuetta voi verrata lomakkeeseen: jokaiselle asialle on lomakkeessa oma kohta, johon tieto merkitään. Näin myös tietueessa. Tietokantaan määritellään tietueiden kentät sen mukaan, millaista tietoa kantaan tallennetaan ja miten tätä tietoa ajatellaan tulevaisuudessa haettavan.
Juuri tietosisältöjen erilaisuuden vuoksi tietueet ovat rakenteeltaan erilaisia eri tietokannoissa. Siksi sinun on tiedonhakijana hyvä - ainakin osapuilleen - ymmärtää tietokannan tietuerakenne ja millaista tietoa kussakin kentässä on. Tietuerakenne kertoo, millaista tietoa tietokannassa ylipäätään on.
Esimerkki: Mikäli henkilörekisteritietokantaan ei tallenneta syntymäaikoja, on tietenkin turha sillä tehdä hakuja. Jos asiasta tietämättömänä näin kuitenkin teet, voit päätyä väärään johtopäätökseen, kun hakutulos näyttää nollaa.
Sinun kannattaa myös muistaa, että voit kohdistaa tiedonhaun joko tietueen kaikkiin kenttiin (vapaasanahaku) tai sitten vain tiettyyn tai tiettyihin kenttiin (kenttähaku). Hyvin tehtynä kenttähaku on erinomainen tapa rajata hakua ja saada täsmällinen hakutulos.
Polamkin Etsivä-kokoelmatietokannan yhden tietueen kentät
ja niiden sisältämät tiedot näyttävät tältä.