Tietokannat (B) ovat tietovarastoja, jotka ovat digitaalisessa muodossa. Niihin kootaan ja niissä säilytetään tietoja, joilla on jonkinlainen sisällöllinen yhteys toisiinsa.
Dokumentit viedään tietokantaan tietokantaohjelman (C) avulla määrärakenteisina tietueina (X).
Tiedonhakija voi hakea kannasta tietoa hakuohjelman (A) avulla. Sen tehokas käyttö vaatii hakumenetelmien ja ohjelmakohtaisten komentojen (hakukielen) osaamista.
Vaikka tiedonhaussa useimmiten käytetään hakusanoina luonnollisen kielen sanoja, tiedonhaku ei kuitenkaan ole luonnollisen kielen (esim. puheen) kaltaista vaan sen logiikka ja toimintaperiaatteet tulevat tietokoneen komentokielestä.
Tietokanta on määrättyä tarkoitusta varten koottu tietovarasto, joista haetaan tietoa hakuohjelman avulla.